Wetswijzigingen salarisadministratie

In dit artikel brengen wij u op de hoogte van de belangrijkste wetswijzigingen op salaris- en arbeidsrechtgebied die voor u als werkgever mogelijk van belang zijn in 2012. Tevens willen wij graag een paar andere punten op salarisgebied onder uw aandacht brengen.

Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw-premie)
Als werkgever bent u verplicht om Zvw-premie aan uw werknemers te vergoeden. Per 1 januari 2012 gaat het tarief van deze premie omlaag van 7,75% naar 7,10%. De hoogte van het salaris waarover deze premie is verschuldigd gaat echter fors omhoog van € 33.427 naar € 50.065. Hierdoor kan de premie, die in 2011 nog maximaal € 2.590 bedroeg, stijgen tot maar liefst € 3.554 per werknemer.

In feite komt het erop neer dat werkgevers die vooral lager betaald personeel in dienst hebben er door deze wijziging op vooruit gaan, terwijl voor werkgevers met vooral hoger betaald personeel de lasten omhoog gaan.

Stijging wettelijk minimumloon per 1 januari 2012
Per 1 januari 2012 is het wettelijk minimumloon gestegen met 0,79% tot € 1.446,60 bruto per maand voor werknemers van 23 jaar en ouder. Dit komt neer op € 66,77 bruto loon per dag. Hierdoor wijzigen de salarisbedragen binnen de diverse CAO’s waarin veelal de zogeheten aanloopschalen gekoppeld zijn aan het wettelijk minimumloon.

Nieuwe vervaltermijnen vakantiedagen
Niet opgenomen vakantiedagen vervallen in 2011 nog standaard na 5 jaar, maar vanaf 1 januari 2012 zullen de meeste vakantiedagen veel sneller vervallen dan nu het geval is. In de nieuwe regeling vervallen de niet opgenomen wettelijke vakantiedagen (20 dagen bij een voltijds dienst­verband) namelijk al per 1 juli volgend op het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd, tenzij tussen werkgever en werknemer hiervoor een langere vervaltermijn is afgesproken. Voor de boven­wettelijke vakantiedagen (dus de dagen die uw werknemer opbouwt bovenop de wettelijke dagen) blijft een vervaltermijn van vijf jaar gelden. Dit houdt in dat u voor uw werknemers precies moet bijhouden wat voor niet-opgenomen vakantiedagen zij nog hebben staan. Zijn dit vakantie­da­gen uit 2011 of zelfs eerder? Dan geldt nog steeds een vervaltermijn van 5 jaar. Werkt uw werkne­mer voltijds en heeft hij 25 vakantiedagen per jaar dan heeft hij dus 20 wettelijke en 5 bovenwettelijke vakantiedagen. Werkt de werknemer 50% dan zijn dit 10 wettelijke en 2½ bovenwettelijke dagen.

Het is overigens zo dat de werknemer mag aangeven welke soort vakantiedagen hij opneemt. Doet een werknemer dat niet dan mag werkgever er van uitgaan dat eerst de overgebleven wettelijke dagen van het voorgaande jaar, dan de wettelijke dagen van het huidige jaar en pas daarna de eerstvervallende dagen met een verjaringstermijn van 5 jaar door werknemer worden opgenomen.

Let op: De vervaltermijnen gelden ook voor zieke werknemers, tenzij zij geheel niet meer tot re-integratie in staat zijn. Het moet dan gaan om zeer uitzonderlijke situaties.

Dreigen vakantiedagen te vervallen, dan kan de werknemer bij de werkgever verzoeken om de vervaltermijn op te rekken. Ook kan de werknemer verzoeken om bovenwettelijke vakantiedagen uit te laten betalen. In het geval van wettelijke vakantiedagen is uitbetaling enkel toegestaan bij het einde van het dienstverband.

Opbouw vakantie bij ziekte
Zoals vorig jaar in onze brief met loonwijzigingen al is aangekondigd, gaat het er nu per 1 januari 2012 echt van komen. Tegelijk met de wijziging van de vervaltermijnen voor vakantiedagen gaat ook de opbouw van vakantiedagen voor zieke werknemers veranderen. In 2011 bouwt een zieke werknemer bij langdurige ziekte nog enkel vakantiedagen op gedurende de laatste 6 maanden van zijn ziekte. Per 1 januari 2012 zal het zo zijn dat een werknemer gedurende de gehele ziekteperiode vakantiedagen opbouwt. Wel kunnen vanaf 1 januari 2012 ook bij een zieke werknemer vakantiedagen van zijn tegoed worden afgeschreven indien hij tijdens ziekte op vakantie gaat.

Aan deze regeling kleven veel praktische problemen: Wat is bijvoorbeeld ‘op vakantie’? Twee weken naar het buitenland zal wel vakantie zijn, en een lang weekend naar een bungalowpark in Nederland ook, maar wat als uw zieke werknemer als begeleider op een werkdag meegaat naar De Efteling? En hoe weet u of uw zieke werknemer op vakantie is? Overigens blijft het wel zo dat ook volgend jaar een zieke werknemer enkel nog op vakantie mag indien hij toestemming heeft van de werkgever en de vakantie zijn herstel niet belemmert. Ons advies is dan ook om een werknemer enkel na overleg met uw Arbo-arts op vakantie te laten gaan.

Is een werknemer langer dan 2 jaar ziek? Dan bouwt de werknemer enkel nog vakantiedagen op voor zover er nog arbeid wordt verricht.

Re-integratieverplichting voor vangnetters
Als werkgever bent u verplicht om van alles te doen aan re-integratie van arbeidsongeschikte (= zieke) werknemers. Dit is ongetwijfeld bij u bekend. Mogelijk bent u er ook mee bekend dat deze re‑integratieverplichting niet gold voor de zogenaamde ‘vangnetters’. Dit zijn werknemers die in verband met hun bevalling of zwangerschap ziek zijn, maar ook bij ziekte na orgaandonatie, of ziekte van een werknemer die onder een no-riskpolis valt. De sanctie, die staat op het niet genoeg voldoen aan de re‑integratiever­plich­ting, geldt sinds 1 juli 2011 ook voor vangnetters. Deze sanctie houdt in dat na twee jaar ziekte nog maximaal een jaar lang 70% van het loon aan de werknemer moet worden doorbetaald. Dit geldt zelfs indien de zieke vangnetter inmiddels bij u uit dienst is. Het UWV zal het loon na die twee jaar op u verhalen.

Voorkom boetes voor ingeleende werknemers
Let op indien u werknemers inleent van een andere werkgever. Per 1 januari 2012 treedt waarschijnlijk een nieuwe wet in werking die ‘uitzenders’ verplicht om zich als zodanig te registreren bij de KvK. U moet deze inschrijving goed controleren, want leent u een personeelslid in van een niet-geregistreerde uitzender, dan kunt u van de Arbeidsinspectie een boete krijgen van maar liefst € 12.000 per ingeleende werknemer. Bij een tweede constatering binnen vijf jaar is dit € 24.000 en bij vervolgconstateringen zelfs € 36.000 boete per werknemer !

Het is van belang om te weten wat deze wet verstaat onder ‘inlenen van personeel’. Van inlening is sprake indien arbeidskrachten aan u tegen een vergoeding ter beschikking worden gesteld om, onder uw leiding en toezicht, arbeid te verrichten, terwijl ze niet bij u op de loonlijst staan. Uitgezon­derd zijn: werkzaamheden ten behoeve van een aan u geleverde zaak, het tijdelijk zonder winstoog­merk aan u uitlenen van personeel door een collega-werkgever en inlening binnen een concern.

Werkvergunning voor Roemenen en Bulgaren
Hoewel Roemenië en Bulgarije bij de EU horen, mag u mensen met een Roemeens of Bulgaars paspoort hier niet zomaar laten werken. Nog tot uiterlijk 1 januari 2014 heeft u voor werknemers uit deze twee EU-landen een tewerkstellingsvergunning nodig voordat deze voor u mogen werken.

Werkkostenregeling
Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd. Binnen deze regeling kan maximaal 1,4% van de fiscale (jaar)loonsom worden besteed aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Over het bedrag boven deze vrije ruimte moet u loonbelasting betalen in de vorm van een zogenaamde eindheffing van 80%. Tot en met 2013 mag u er jaarlijks per 1 januari voor kiezen of u deze nieuwe regeling hanteert, of met de ‘oude regels’ voor vrije vergoedingen en verstrekkin­gen blijft werken. In onze praktijk blijkt dat nog slechts een beperkt aantal werkgevers kiest voor de nieuwe regeling. Per 1 januari 2014 is de werkkostenregeling verplicht. In verband met deze verplichte invoering adviseren wij om u hier tijdig samen met De Groof op voor te bereiden.

Verklaring geen privé gebruik bestelauto’s
Net als voor gewone auto’s van de zaak is het voor bestelauto’s mogelijk om een bijtelling in de salaris­administratie achterwege te laten. Hiervoor heeft de Belastingdienst vanaf 2012 het nieuwe formulier ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ opgesteld. U en uw werknemer die de bestelauto gebruikt moeten de verklaring ondertekenen en naar de Belastingdienst sturen. In plaats van dit formulier voor de situatie waarin geheel geen privékilometers met de bestelauto worden gereden, kunt u via een sluitende rittenadministratie aantonen dat op jaarbasis niet meer dan 500 km privé met de bestelauto is gereden. Ook dan kan bijtelling in de salaris­administratie achterwege blijven. Let erop dat u een rittenadministratie officieel pas achterwege mag laten als u een ontvangst­bevestiging van de inspecteur heeft ontvangen.

Wijziging 30%-regeling
Voor werknemers die vanuit het buitenland hiernaartoe komen, om hier bij een Nederlandse werkgever in dienstbetrekking te komen werken, geldt onder voorwaarden sinds een groot aantal jaren een bijzondere fiscale regeling. Deze regeling houdt kort gezegd in dat 30% van het bruto inkomen onbelast mag worden uitbetaald, mits hiervoor een beschikking is afgegeven door de Belastingdienst. Na 5 jaar moet een toetsing plaats vinden en de regeling mag daarna voor nog 5 jaar worden verlengd. Deze regeling wordt op de volgende drie belangrijkste punten aangepast:
-       De regeling kan vanaf 1 januari 2012 niet meer worden aangevraagd voor werkne­mers die vóór de tewerkstelling op minder dan 150 km van de Nederlandse grens woonden.
-       Het zogenaamde ‘specifieke deskundigheids­vereiste’ wordt in feite vervangen door een salarisnorm. Het in Nederland belastbaar jaarloon, na verlaging in verband met de 30%-regeling, moet tenminste € 35.000 bedragen. Dit betekent een brutosalaris van € 50.000 inclusief 30%-vergoeding. Voor promovendi tot 30 jaar die vanuit het buitenland worden geworven zal een verlaagde salarisnorm gelden van € 26.605 (€ 38.008 inclusief 30%-vergoeding). Voor wetenschap­pers geldt vrijstelling van de salarisnorm.
-       De looptijd van de 30%-regeling wordt verkort van 10 naar 8 jaar.

Voor reeds op 1 januari 2012 afgegeven beschikkingen geldt dat deze in stand blijven, maar dat bij de tussentijdse toetsing na 5 jaar het ’150-km criterium’ en de salarisnorm wèl toepassing vinden. De verkorting van 10 naar 8 jaar geldt enkel voor nieuwe aanvragen.

Arbeidscontract met een werknemer van jonger dan 27 jaar
De tijdelijke crisismaatregel, waarbij u aan werknemers onder de 27 jaar een vierde contract voor bepaalde tijd binnen vier jaar mag geven zonder dat een vast arbeidscontract ontstaat, wordt niet verlengd. Voor werknemers die op 1 januari 2012 op basis van deze regeling in hun vierde contract zitten blijft dit vierde tijdelijke contract gewoon geldig totdat het afloopt, of tot het (eerdere) moment dat ze 27 jaar oud worden en het contract dan van rechtswege overgaat in een vast contract.

Kleinebanenregeling niet verlengd voor 2012
De Kleinebanenregeling die in 2010 is ingevoerd als tijdelijke crisismaatregel zal voor het jaar 2012 niet worden voortgezet. De regeling droeg te weinig bij aan terugdringing van de jeugdwerkloosheid.

Wijziging AOW-ingangsdatum
De datum waarop de AOW-uitkering ingaat wordt al in 2012 iets verhoogd. Het is nu zo dat een AOW-gerechtigde zijn uitkering tegemoet kan zien per de 1^e van de maand waarin de leeftijd van 65 jaar wordt bereikt. In 2012 gaat de AOW pas in op de dag waarop iemand echt 65 jaar wordt.

Aangezien het nu zo is dat in veel arbeidsovereenkomsten staat dat het dienstverband eindigt “per de 1^e van de maand waarin de leeftijd van 65 jaar wordt bereikt”, komt iemand die op de 15^e van de maand jarig is dus een halve maand zonder inkomen te zitten. Daarom adviseren wij u om vanaf nu in al uw arbeidsovereenkomsten op te nemen: "De arbeidsovereenkomst eindigt bij het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd". Hiermee is dan meteen ondervangen als de AOW-leeftijd wordt verhoogd naar 66 jaar, 67 jaar of misschien nog wel later…

WW bij onwerkbaar weer
Vanwege de crisis, die langer duurt dan verwacht, is besloten dat in de Bouw- en infrasector gebruik kan worden gemaakt van de vorst-WW. Als er door vorst, of de gevolgen van vorst, niet kan worden gewerkt, wordt een beroep op vorst-WW mogelijk voor zowel bouwplaats- als uta-personeel. De maatregel houdt in dat de werkgever vanaf de 23ste vorstdag namens de werknemer bij het UWV een WW-uitkering kan aanvragen voor de dagen dat er door vorst niet gewerkt wordt. De werkgever betaalt de werknemer vervolgens een aanvulling op de WW-uitkering tot 100 procent van het loon. Gedurende deze bijzondere WW-periode blijft het dienstverband van de werknemer in stand en gaat de WW-periode voor de werknemer niet ten koste van zijn opgebouwde WW-rechten.

Aanpassing bijtelling auto’s per 1 juli 2012
De verschillende bijtellingspercentages (zoals 20% en 14%) voor de auto van de zaak wijzigen vooralsnog niet. Wel worden in de komende jaren de CO2-emissienormen stapsgewijs aange­scherpt. Eenmaal in gebruik genomen auto’s houden echter een verlaagd bijtellingspercentage voor de duur van een periode van 60 maanden vanaf de datum waarop de auto voor het eerst op kenteken is gesteld. Uitzondering hierop zijn auto’s van de zaak die in gebruik zijn genomen vóór 1 juli 2012 en niet na 1 juli 2012 worden overgeschreven op een andere eigenaar. Voor deze auto’s blijven de huidige bijtellingspercentages van toepassing.

Spaarloonregeling, levensloopregeling en vitaliteitsregeling
Per 1 januari 2012 stopt de spaarloonregeling. De levensloopregeling vervalt per 1 januari 2013, maar kan onder voorwaarden worden voortgezet en de vitaliteitsregeling wordt (ook voor onderne­mers) ingevoerd per 1 januari 2013. Meer weten? Vraag dan onze nieuwsbrief-special aan die wij in november naar onze klanten hebben verzonden of raadpleeg de betreffende webpagina hierover.

Vragen?
Mocht u naar aanleiding van het voorgaande nadere informatie wensen dan verzoeken wij u om contact op te nemen met uw salarisadministrateur bij De Groof accountants en adviseurs.