Verklaring bestelauto

In het artikel van De Groof met de belangrijkste wijzigingen op loongebied per 1 januari 2012 heeft u kunnen lezen, dat het mogelijk is om ook voor bestelauto’s de bijtelling in de salaris­administratie achterwege te laten. Hiervoor heeft de Belastingdienst inmiddels een nieuw formulier ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ opgesteld. 

Voor uw werknemers…
U en uw werknemer die de bestelauto gebruikt, kunnen de het formulier ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto werknemer/werkgever’ ondertekenen en naar de Belastingdienst sturen. Let op: Dit formulier geldt enkel voor de situatie dat geheel niet privé met de bestelauto wordt gereden. Indien toch enige privékilometers met de bestelauto worden gereden dan mag u het formulier niet gebruiken en kunt u via een sluitende rittenadministratie aantonen dat op jaarbasis niet meer dan 500 km privé met de bestelauto is gereden. Ook dan kan bijtelling in de salaris­administratie achterwege blijven.

...maar ook voor de zelfstandige ondernemer zelf
Ook bestaat er een soortgelijk formulier 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto voor de ondernemer' voor de ondernemer die in de bestelauto van zijn eigen onderneming rijdt. 

Voordeel invullen en inzenden van het formulier
Het voordeel dat het nieuwe formulier met zich meebrengt is duidelijk: U hoeft geen kilometeradministratie meer bij te houden en de Belastingdienst zal in geval men twijfelt aan de juistheid van het achterwege laten van de bijtelling gemotiveerd moeten aantonen dat de verklaring niet juist is geweest.

Nadeel invullen en inzenden van het formulier
Het nadeel als u met deze verklaring gaat werken is, dat als de Belastingdienst de aanwezigheid van uw bestelauto constateert bij bijvoorbeeld de IKEA of bij de Efteling, het voor u moeilijker wordt om aan te tonen dat die betreffende ritten toch echt zakelijk zijn geweest. U houdt immers geen kilometeradministratie meer bij wat voor u het leveren van tegenbewijs lastig maakt. Daarbij komt dat slechts één privékilometer al een bijtelling en boete met zich meebrengt, terwijl u indien u kiest voor het bijhouden van een sluitende kilometeradministratie een ‘marge’ heeft van 500 km die u privé mag rijden.

Nogmaals voor de duidelijkheid: Indien u kiest voor het formulier ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ krijgt u bij één privé kilometer al een volledige bijtelling en boete opgelegd, ook al kunt u aantonen dat u met de bestelauto minder dan 500 kilometer privé hebt gereden !

Let er overigens op dat, indien u kiest voor inzending van het betreffende formulier, u een rittenadministratie officieel pas achterwege mag laten als u een ontvangst­bevestiging van de inspecteur heeft ontvangen.

Controle door Belastingdienst
Indien u gebruik maakt van deze nieuwe regeling, dan kan de Belastingdienst u en uw werknemer nog steeds vragen het zakelijk karakter van een bepaalde rit op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie aan te tonen. De Belastingdienst heeft aangekondigd toezicht op personenauto’s als bestelauto’s van de zaak op ‘populaire locaties’ in 2012 te zullen intensiveren. Bewaar bewijsstukken daarom goed.

Wie krijgt de naheffingsaanslag en boete?
Wanneer het zakelijk gebruik niet kan worden aangetoond dan zal de Belastingdienst naheffingsaanslagen en eventuele boetes opleggen. Deze boetes kunnen oplopen tot maar liefst € 4.920 per constatering. In principe is degene die in de bestelauto rijdt verantwoordelijk voor het zakelijk karakter van de verreden kilometers. Dit is dus de werknemer, zodat het ook de werknemer is aan wie de Belastingdienst naheffingsaanslagen en eventuele boetes kan opleggen. Uitzondering hierop is de situatie dat u als werkgever ‘te kwader trouw’ bent, omdat u ervan op de hoogte bent (of behoorde te zijn) dat de bestelauto ook privé werd gebruikt. In dat geval kan de Belastingdienst de naheffingen en boetes ook opleggen aan de werkgever.

Indienen formulier(en) 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'
De procedure voor het indienen van het formulier is nu nog dat het eerst geprint moet worden en door werknemer ingevuld en ondertekend dient te worden. Vervolgens levert de werknemer het formulier in bij de werkgever, die het tevens ondertekend en verstuurd het naar:
   Belastingdienst/Centrale invoer
   Antwoordnummer 21450
   6400 SM Heerlen
Het is de bedoeling van de Belastingdienst dat in de loop van 2012 een formulier beschikbaar komt wat digitaal in te dienen is.

Let op: Wanneer meerdere werknemers gebruik maken van dezelfde bestelauto dan moet voor elk van deze werknemers afzonderlijk een formulier worden ingediend.

Intrekken eventuele oude verklaring ‘geen privé gebruik’
Voor de volledigheid melden wij dat indien er voor de betreffende auto vorig jaar al een 'Verklaring geen privégebruik auto' was aangevraagd, deze moet worden ingetrokken per de datum waarop de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' ingaat. Naar verwachting zal dit echter niet vaak van toepassing zijn.

Meldingsplicht
Zowel de werkgever als de werknemer hebben een meldingsplicht om veranderingen op tijd aan de Belastingdienst door te geven. Het niet nakomen van deze meldingsplicht is een overtreding. Hierop staat een boete van maximaal € 4.920 die zowel aan werkgever als aan werknemer kan worden opgelegd. Belangrijk dus om ervoor te zorgen dat verklaringen juist en actueel zijn.

Intrekken formulier 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'
Het is ook mogelijk om een aangevraagde 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' weer in te trekken. Ook hiervoor zijn speciale formulieren beschikbaar. In voorkomende gevallen kunt u die formulieren downloaden via de website van de Belastingdienst.

Advies
Het geven van een algemeen advies is lastig aangezien dit sterk afhangt van de feitelijke situatie. Wel kan worden gesteld dat indien geheel niet privé met de bestelauto wordt gereden èn de auto iedere avond en in het weekend op de zaak achter het hek blijft staan, het raadzaam lijkt om het formulier 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in te dienen. Dit bespaart dan immers flink in de administratieve rompslomp.

Wij vertrouwen erop u met dit artikel voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u echter vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact op te nemen met De Groof.